Le 9 juin marquait une nouvelle étape du déconfinement, le couvre-feu à 23h ne vous aura pas échappé. C’est également la première étape de la reprise des activités événementielles en présentiel, après 15 mois d’arrêt. Un soulagement et une envie forte d’imaginer de nouveaux projets et de retourner sur le terrain anime tous les professionnels de la filière, moi la première !

Une envie que vous partagez sans doute, à l’approche des vacances d’été puis de la rentrée en septembre, la saison des séminaires, team building s’ouvre. Envie de retrouver vos équipes, de partager ensemble après de long mois en télétravail. Mais pas dans n’importe quelles conditions, évidemment les participants et vous, organisateurs, avez besoin d’être rassurés.
 
A cet effet un protocole sanitaire a été mis en place par la filière et validé le 18 mai 2021 par les autorités. Vous pouvez le retrouver sur le site de l’UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Événement), en voici les principes essentiels :
 
Depuis le 9 juin ce sont les Foires et salons - BtoB et BtoC et Congrès, réunions d’entreprises qui peuvent reprendre : 

• la jauge maximale est de 5000 personnes par hall, le calcul se faisant à l’instant T
• La densité est de 1 personne / m2. 
• Pour des événements de plus de 1000 personne le pass sanitaire est nécessaire. 

 
Les mesures à prendre se catégorisent selon les principes généraux suivants : l’hygiène, les flux, l’information, le référent covid, et le nettoyage.
 
Règles d’hygiènes
Celles que l’on connaît et applique depuis plusieurs mois mais qu’il est toujours bon de rappeler : port du masque, mise à disposition de gel hydro-alcoolique, dématérialisation des supports si possible (flyers, catalogues), désinfection des objets manipulés
 
Gestion des flux
Il convient de limiter autant que possible les croisements et interactions physiques du public. Que ce soit par la création de sens de circulation lorsque cela est possible, une mise en place des espaces permettant de respecter les distanciations (stands, tables, allées…)
 
Information 
Il faut communiquer sur les consignes en amont de l’événement mais aussi sur site, au moyen d’affichages. Des affichages incitant également à télécharger et activer l’application tous anti-covid
 
Nettoyage
L’organisateur doit veiller au respect des règles d’hygiènes, un nettoyage des surfaces et sols doit être effectué régulièrement. Aération et ventilation des espaces sont également nécessaires
 
Référent Covid
Désigné par l’organisateur, il met en place le protocole sanitaire et est l’interlocuteur privilégié en cas de contrôle. 
Nouveau rôle obligatoire pour notre filière, c’est lui qui vous accompagnera dans la mise en place de toutes ces mesures, qui si elles sont indispensables n’en sont pas moins générales et doivent être adaptées, voire enrichies selon votre projet, qui lui est unique.
Formée en tant que référent Covid, je peux vous accompagner à ce titre sur vos événements. 
 
Des événements de grande ampleur reprennent déjà au mois de juin, qui nous montrent que la confiance est là et que l’ouverture dans de bonnes conditions est possible. Ainsi se tiendra la foire de Bourges du 10 au 14 juin, Le salon preventica à Lyon du 22 au 24 juin ou encore La fashion trade show à Paris du 25 au 27 juin.
 
Et vous ? Êtes-vous prêt à sauter le pas de la reprise événementielle, à vous retrouver ?
Vous avez un projet de team building, de soirée d’été et vous voulez être accompagné par une professionnelle ? Contactez-moi pour en discuter. 

Un événement réussi, c’est une mécanique bien huilée où chacun connaît son rôle et à quel moment il doit le jouer. Mais comment gérer seul son événement quand ce n’est pas votre cœur de métier ? 
Il y a quelques années, un client me racontait ses déboires lors d’une soirée de gala, où sur les bons conseils d’un prestataire, après avoir recruté un régisseur général, puis une topeuse, il s’est finalement retrouvé à devoir lancer lui-même les slides de son PowerPoint car tout ce petit monde lui expliquait « ce n’est pas moi qui gère cela ».
Comment savoir qui fait quoi sur un événement ?  Pour recruter le bon freelance pour la bonne mission, je vous propose un petit tout d’horizon des métiers qui pourraient bien vous être utiles lors de votre prochain événement.
 
Le Chef de projet
Evidement tout le monde le connait, mais impossible de faire l’impasse sur ce rôle clé. Il coordonne l’ensemble du projet avec pour objectif la réussite de l’événement. Il va intervenir dès la conception et vous accompagner jusqu’à la réalisation, faisant l’interface entre vous et les prestataires. Sa vision d’ensemble lui permet d’assurer la cohérence du projet.
 
Le Directeur de production
On le retrouve aux côtés du chef de projet sur de nombreux événements, il en gère la partie opérationnelle, budget, équipes, prestataires, jusqu’à l’exploitation de l’événement. Il est responsable des moyens à mettre en œuvre pour sa réussite. Indispensable sur des dossiers de grande ampleur, ce rôle est souvent endossé par le chef de projet sur des projets plus réduits.
 
Le Directeur logistique
Si votre événement prend vraiment une grande ampleur un directeur logistique peut intervenir en complément du directeur de production. C’est alors lui prend en charge le choix du lieu, gestion des transports et transferts, hébergement, restauration, signalétique, accueil, stocks, livraisons. Son rôle recouvre souvent la gestion des invitations, des listings invités et roomings liste. Sur site il coordonnera tous les flux, invités mais également prestataires (livraisons et montage/démontage)
 
Le Directeur technique
Un rôle fort utile pour vous accompagner sur toute la partie technique et logistique de votre événement. Son, lumière, vidéo, n’ont pas de secrets pour lui. Il peut intervenir dès la phase préparatoire pour définir votre cahier des charges techniques. C’est lui ensuite, en collaboration avec le directeur de production ou le chef de projet, qui fera établir les devis aux prestataires techniques et les encadrera sur site. 
 
Le scénographe
Il imagine et met en espace un évènement et son décor. Parcours des invités, disposition des éléments matériels, des décors, mobiliers, lumières. Il donne une cohérence esthétique à l’opération en respectant le cahier des charges de l’événement et son concept. 
 
Le Régisseur Général
Autre rôle clé sur un événement Il coordonne la technique et la logistique pendant la phase d’exploitation de l’événement.
C’est lui qui dirige la régie technique où sont gérés son, lumière, vidéo et différents effets. Il peut avoir sous ses ordres des régisseurs dédiés à des missions spécifiques, en fonction de la taille de l’opération : régisseur son, régisseur plateau, régisseur logistique… 
 
La Topeuse
C’est elle (ou lui) qui donne les fameux « tops » aux techniciens et régisseurs pendant l’événement. Elle est garante du timing d’un événement, d’un spectacle : à son top les intervenants lancent les slides, jingles, vidéos, jeux de lumières, montées de scène, etc. Elle rédige le conducteur technique, qui déroule toutes les étapes et le timing du spectacle ou évènement. 
 
Les Roads
Entre le technicien et le manutentionnaire, les roads sont chargés de monter et démonter le matériel son, lumière et vidéo mais ils n'ont pas la charge de l'exploiter.
 
Voici les principaux interlocuteurs que vous serez amenez à côtoyer lorsque vous allez organiser par vous même votre prochain événement. La liste n’est pas exhaustive et évidemment vous n’aurez pas besoin de tous ces freelances à chaque fois !
 
Ainsi pour une remise de prix, vous ne ferez pas l’impasse sur une topeuse et un régisseur plateau. Mais pour présenter un nouveau produit lors d’un cocktail, ils ne serviront pas à grand chose alors qu’un scénographe ne pourra que le sublimer. Et si lors du reveal de ce produit vous ne prévoyez pas un son et lumière comme au Stade de France, un régisseur général suffira amplement, vous ne ferez pas appel à un directeur technique…
 
Mon petit conseil : entourez-vous d’abord d’un(e) chef de projet en qui placer votre confiance et qui pourra évaluer avec vous, en fonction de votre projet, quels sont vos réels besoins d’accompagnement !

 Il y a quelques années j'avais publié un lexique de l'événementiel, vous permettant lorsque vous n'êtes pas du milieu de dialoguer sur un pied d’égalité avec tous vos interlocuteurs. Avec la crise du Covid l'événementiel a évolué, et de nouveaux formats ont pris le devant de la scène. Une petite mise à jour  s'imposait donc ! 

B2B : business to Business – Des événements qui s’adressent à un public de professionnel
 
B2C : business to consumer – Des événements en direction du grand public, des consommateurs.
 
Brief : document décrivant le projet ou la demande d’événement, permettant d’en définir les premiers contours. On y retrouve généralement les informations suivantes : typologie de l’événement, nombre de participants, objectifs, contexte, dates, budgets, et toute information semblant pertinente à l’organisateur
 
Catering : de l’anglais « restauration, ravitaillement », désigne les repas servis aux équipes d’organisation (technique, animation, production.)
 
Cocktail : Terme désignant une soirée, dont le but est avant tout la convivialité et la célébration.
 
Colloque : Rencontre multidisciplinaire entre professionnels ou spécialistes d’un domaine donné, dont l’objectif est d’étudier une question spécifique et de diffuser le résultat de travaux de recherche   
 
Conducteur : document technique décrivant avec précision le déroulé de l’événement et détaillant toutes les actions, notamment techniques, permettant sa réalisation.
 
Conférence : Évènement organisé autour d’une thématique où un ou plusieurs intervenants spécialistes de la question viennent transmettre aux participants des informations ou un savoir sur le dit sujet.
 
Congrès : Événement interprofessionnel, organisé par un ou plusieurs organismes (fédérations, associations et syndicats) et qui rassemble un nombre important de participants (de quelques à centaines à plusieurs milliers). Un congrès réuni des spécialistes autour d’une thématique commune, qui viennent transmettre des savoirs et opinions aux participants, sur une durée généralement plus longue qu’une conférence
 
Convention : Événement interne, réunissant tout ou partie d’une entreprise autour d’une thématique commune, dans le but d’informer et faire passer des messages clés.
 
Démontage : Opération de désinstallation des éléments d’un événement, décor, technique, traiteur, etc.
 
Evénement digital : Tout le public assiste à distance à l’événement, les intervenants peuvent être en studio ou également à distance
 
Evénement hybride : Evénement combinant le présentiel et le digital. Les équipes, les intervenants et du public sont sur site, et d’autres participants assistent en live et à distance. On parle aussi d’événement phygital  
 
Evénement présentiel : Public, intervenants sont réunis au même endroit, physiquement. Il s’agit du format le plus traditionnel de l’événement.
 
Feuille de route (road book) : document de référence qui résume les missions de tous les intervenants de l’évènement, qui regroupe toutes les informations importantes à sa bonne réalisation (horaires, plans, contact, déroulé, etc.)
 
Filage : répétition sur site d’un événement de son début à sa fin, pour se chronométrer et se rendre compte du résultat.
 
Filage technique : répétition dédiée aux équipes techniques.
 
Guérilla marketing : Actions de marketing non conventionnelles, revêtant parfois un caractère à la limite de la légalité, utilisant le plus souvent la rue et les lieux publics. Elles prennent la forme de petites actions ciblées plutôt qu’une campagne d’importance et répondent aux besoins d’annonceurs n’ayant pas les moyens de campagnes traditionnelles. 
 
Incentive : Motivation en anglais, comme son nom l’indique désigne un type d’évènement visant à stimuler et renforcer la motivation des équipes par une récompense challengeante. On parle ainsi de voyage incentive.
 
Kick Off : De l’anglais, désigne un événement interne fédérateur et participatif, l’objectif est de mobiliser, motiver, afin de favoriser une meilleure communication.  On utilise aussi ce terme pour désigner le lancement de l’événement à proprement parler, avec un objectif dynamique de marquer les esprits.
 
Mice : acronyme anglais : « Meetings, incentives, Conferencing, exhibitions ». type de tourisme dans lequel les grands groupes organisent des événements pour leurs employés et/ou leurs clients
 
Montage : Opération de mise en place de l’événement, décor, technique, traiteur, etc. 
 
Pax : terme qu’on utilise pour désigner les participants à un événement, issu à l’origine du monde du transport aérien.
 
Pleinière : réunion à laquelle sont conviés tous les participants d’un événement, contrairement aux sous-commissions où les participants sont réunis en petits groupes sur des thématiques différentes.
 
Réalité augmentée : elle permet d’intégrer ou superposer des éléments virtuels dans un environnement réel
 
Réalité virtuelle : Envirronement artificiel et numérique en 3 dimensions dans lequel peuvent evoluer et interagir les joueurs ou participants. Il permet une immersion sensorielle qui peut inclure le toucher, la vue, l’ouie, et même l’odorat.
 
Reco(mandations) : dossier qui présente le projet événementiel, réalisé en réponse à un appel d’offre ou brief, répondant aux problématique donnés par un cahier des charges
 
Road show  : désigne une tournée promotionnelle où un même dispositif événementiel se déplace de ville en ville. Il est utilisé par une marque ou entreprise pour présenter ses produits, services, nouveautés de façon pro-active au plus près de sa cible.
 
Rough : dessin au crayon ou en PAO présentant le projet scénographique d’un événement. Il présente les espaces, mobilier, décor prévus et permet de donner l’ambiance et l’atmosphère du projet.
 
Salon : Événement réunissant des exposants sur un même lieu et autour d’une thématique commune, accessible au grand public ou réservés aux professionnels. Les salons professionnels proposent généralement des conférences en plus de la partie exposition (stand)
 
Séminaire : Evénement interne d’entreprise, où les équipes se réunissent dans le but de se former, réfléchir à des orientations communes, faire un bilan, améliorer la communication inter-entreprise. 
 
Séminaire résidentiel : Séminaire se déroulant sur plusieurs journées et incluant l’hébergement et les restaurations.
 
Streaming : Technique qui permet de diffuser et lire des contenus multimédia en ligne et en direct.
 
Street-marketing : Le street marketing est une technique marketing qui utilise la rue et les lieux publics pour promouvoir un événement, un produit ou une marque. 
 
Symposium (cf. colloque) : Événement de même type qu’un colloque, mais organisé autour d’une seule discipline, le plus souvent scientifique
 
Team-building : Type d’événement visant à renforcer la cohésion au sein de l’entreprise, motiver les équipes, intégrer les nouvelles recrues, se déroulant en groupe et revêtant généralement un caractère ludique

C’est la bonne nouvelle de ces derniers jours, les événements en présentiels peuvent reprendre ! Mettre en place un projet d'événement cela demande du temps, alors c’est dès maintenant qu'il faut préparer la fin d’année ou la rentrée de septembre !
 
Et pourquoi ne pas prévoir un teambuilding artistique ? Un format qui s’adapte aux petits et grands comités, dans le respect des jauges établies et des gestes barrières, et même en extérieur avec le retour des beaux jours.
 
Après ces long mois en télétravail c’est l’occasion de se retrouver pour :
> Améliorer la cohésion d’équipe
> Renforcer l’engagement de vos collaborateurs
> Intégrer vos nouvelles recrues
> Transmettre les valeurs de l’entreprise
> Développer la créativité et l’intelligence collective
 
Et si vous n’êtes pas encore prêts pour revenir au présentiel, les teambuildings à distance fonctionnent aussi !

N'hésitez pas à me contacter pour échanger sur votre projet !